एक्‍सेल को 100% कैपसिटी से उपयोग करने के लए एडवांस टिप्‍स और ट्रिक्‍स – पार्ट-1

अधिकांश एक्सेल युजर्स न्यूमेरिक और टेक्स्ट के बेसिक फ़ॉर्मेट को कैसे अप्लाई करना हैं यह जानते हैं| लेकिन अभी भी कुछ युजर्स एक्सेल के एडवांस ट्रिक्स के बारे में नही जानते जिनकी मदद से काम्प्लेक्स टास्क को जल्द और आसानी से पूरा कर सकते हैं|

यह पोस्ट एक्सेल के यह ट्रिक्स आप न केवल जल्दी सीख पाएंगे, बल्कि इन्हे लंबे समय तक याद भी रख सकते हैं। इस पोस्ट में एक्सेल का सबसे महत्वपूर्ण फिचर्स को शामिल किया हैं।

1) Monitor important cells in a workbook with Watch Window:

कई बार आप एक्सेल में बड़े डेटा पर काम कर रहे होते हैं और आपको विशेष सेल वैल्यू को मॉनिटर करना होता हैं जो इस इनपुट पर डिपेन्ड होती हैं और इसमें कुछ कैल्कुलेशन और रिजल्ट होते हैं| इनपुट सेल्स में कुछ चेंज करने पर इन सेल्स के डेटा में क्या चेंज होता है यह हमें देखना होता हैं| लेकिन अगर यह सेल विज़िबल स्क्रिन से बाहर हैं तो हर बार इस सेल को देखने के लिए निचें स्क्रॉल करना या अगर दुसरे शीट मे हैं तो हर बार दुसरे वर्कशीट में जाना बहुत मुश्किल होता हैं|

लेकिन क्या जानते हैं कि एक्सेल के Watch Window से इन सेल्स को और इनके फार्मूले पर वॉच रख सकते हैं| Watch Window का इस्तेमाल कर आपको बार बार स्क्रॉल करने या दूसरे वर्कशीट पर जाने की जरूरत नहीं होगी|

Add cells to the Watch Window-

• जिन सेल्स पर वॉच रखना चाहे हैं उन्हे सिलेक्ट करें| (इन सेल्स में फार्मूला होना चाहिए)
• Formulas टैब पर Formula Auditing ग्रुप में Watch Window पर क्लिक करें|
• Add Watch बटन पर क्लिक करें|
• Add को क्लिक करें|
• आप इस वॉच विंडो को ऊपर, नीचे, बाएँ, या दाईं ओर मुव कर सकते हैं|
• वॉच विंडो के किसी सेल को देखने के लिए इसकी एंट्री पर डबल क्लिक करें|

नोट: आप एक सेल के लिए केवल एक वॉच एड कर सकते हैं।

अब जब भी आप डेटा में चेंज करेंगे तो वॉच विंडो इसके डिपेंडेंट सेल के वैल्यू में हुए चेंज को दिखाता हैं| वॉच विंडो को आप वर्कशीट पर कही भी रख सकते हैं और इसे रिसाइज कर सकते हैं| वॉच विंडो से दूसरे वर्कशीट के सेल्स पर भी वॉच रख सकते हैं|

2) Use the Fill Handle more effectively:

फिल हैंडल एक्टिव सेल के नीचे राइट कॉर्नर पर, एक मल्टीपर्पज, छोटा काला डॉट या स्क्वेयर होता हैं| जब आपको एक या अधिक सेल्स के कंटेंट को सटे हुए सेल्स में कॉपी करना होता हैं तब फिल हैंडल आपका समय और प्रयास दोनो बचाता हैं|

A) Fill in a series of numbers, dates, or other built-in series items

• फिल हैंडल का उपयोग कर आप जलद गती से सेल्स रेंज में नंबर्स या डेट या फिर बिल्ट-इन डेट्स, विक डे, मन्थ या फिर इयर को क्विकली फिल कर सकते हैं|
• फर्स्ट सेल में स्टार्टिंग वैल्यू टाइप करें|
• सेकंड सेल में नेक्स्ट वैल्यू टाइप करें|

(उदाहरण के लिए, यदि आप 1, 2, 3 की रेज चाहते हैं तो फर्स्ट दो सेल में 1 और 2 टाइप करें)

• अब इन दोनो सेल्स को सिलेक्ट करके और फिल हैंडल को ड्रैग करें|

इनक्रीसिंग ऑर्डर के लिए निचें या राइट ड्रैग करें और डिक्रीसिंग ऑर्डर के लिए उपर या बाईं ओर ड्रैग करें|

B) Auto Fill Options:

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में, जब आप फिल हैंडल को ड्रैग करते हैं, तब फिल्ड सिलेक्शन के निचें राइट साइड में एक Auto Fill Options का एक छोटा बटन दिखाई देता हैं| जब आप इस Auto Fill Options बटन पर क्लिक करते हों, तो ऑप्शंस कि एक लिस्ट आती हैं जिसमे सेल्स में टेक्स्ट या डेटा को फिल करने के लिए कई ऑप्शंस होते हैं| यह ऑप्शंस डेटा टाइप के अनुसार बदलते रहते हैं।

i) Copy Cells:

अगर आप किसी सेल कि वैल्यू को निचे कॉपी करना चाहते हैं, तो जिस सेल में डेटा हैं उसे सिलेक्ट करें और फिल हैंडल पर डबल क्लिक करें|

ii) Use the fill handle to copy formatting:

• वह सेल को सिलेक्ट करें जिसके फॉर्मेटींग को आप सटे हुए सेल्स में कॉपी करना चाहते हैं|
• फिल हैंडल को जिन सेल्स में फॉर्मेट को फिल करना हैं उनपर ड्रैग करें|
• Auto Fill Options बटन इमेज पर क्लिक करें और फिर Fill Formatting Only का ऑप्शंस सिलेक्ट करें|

3) Create a cover sheet with dynamic dashboard:

आपने इनफॉर्मेशन को कई तरीके से समन्वय किया हैं जिसमें pivot tables, charts, consolidations शामिल हैं| तब आपका वर्कबूक इतना कॉम्पलेक्स हो जाता हैं कि फाइनल डाटा को एक जगह प्रिंट करना बहुत मुश्किल होता हैं|

एक्सेल का कैमरा टूल डैशबोर्ड्स और रिपोर्ट के निर्माण के लिए एक महत्वपूर्ण टूल है। आप एक ही स्थान पर विभिन्न शीटस् से विभिन्न डेटा रेंज के स्नैपशॉट को एक साथ ला सकते हैं। यह पिक्चर्स,  कैमरा टूल से सोर्स को कनेक्ट होता हैं और इसके ओरिजनल डेटा में बदल करने पर इन पिक्चर का डेटा भी बदलता हैं|

आप इस डैशबोर्ड पर स्कोरकार्ड और रिपोर्ट को आसानी से देख सकते हैं| अगर आपके डैशबोर्ड पर एक से जादा वर्कशीट हैं तो किसी भी स्क्रीन पर डबल क्लिक करने पर इसके ओरिजनल इनफॉर्मेशन पर जा सकते हैं|

इसके लिए आपको Quick Access Toolbar पर कैमरा टूल को एड करना होगा|

Add Camera tool to Quick Access Toolbar-

• Quick Access टूलबार पर राइट साइड के एरो पर क्लिक करें और More Commands पर क्लिक करें|
• Choose commands से All Commands को सिलेक्ट करें|
• लिस्ट से Camera को सिलेक्ट करें और Add पर क्लिक करें|
• बाद में OK पर क्लिक करें|

To create a dynamic cover sheet with dynamic dashboard-

• कॉपी करने के लिए सेल्स कि रेंज को सिलेक्ट करें|
• Quick Access Toolbar के Camera बटन इमेज पर क्लिक करें|
• वर्कशीट पर जिस लोकेशन पर इसे कॉपी करना हैं उस लोकेशन पर क्लिक करें।
• अब इस लोकेशन पर सेल्स रेंज के कंटेंट, पिक्चर के रूप में दिखाई देंगे|
• इसी तरह से अब दूसरी सेल कि रेंज को सिलेक्ट करें और यही प्रोसेस करें|

जब आप ओरिजनल डेटा में बदलें करेंगे, तो इसके साथ ही इन पिक्चर का डेटा भी बदलेगा|

यह प्रोसेस अगर आप एक ही पेज पर कई वर्कशीट को प्रिंट करना चाहते हैं तो भी बहुत उपयोगी होगी|

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